La traducción no empieza cuando un traductor abre tu archivo, sino mucho antes. Un documento mal preparado puede multiplicar los costes, retrasar la entrega y generar malentendidos. Por eso, dedicar tiempo a organizar el material antes de enviarlo a una agencia de traducción profesional es una inversión que se traduce en eficiencia y calidad.
En esta guía encontrarás consejos prácticos para preparar tus textos, evitar errores habituales y facilitar un proceso de traducción mucho más rápido y preciso.
Por qué es importante preparar un texto antes de traducirlo
Cuando un texto se revisa y estructura correctamente desde el inicio, la traducción gana en calidad. Un documento claro permite:
- Reducir costes: al evitar repeticiones innecesarias y frases ambiguas, se ahorra tiempo de revisión.
- Ganar en precisión: cuanto menos confuso sea el original, menos margen de error en el idioma de destino.
- Optimizar plazos de entrega: un archivo limpio y organizado se traduce más rápido.
En otras palabras, preparar bien el documento es una ventaja tanto para quien encarga la traducción como para el equipo que la realiza.
Revisión y limpieza del contenido original
Detectar y corregir errores gramaticales y de estilo
Los errores ortográficos, de puntuación o de estilo no solo perjudican la imagen del texto original, sino que también se arrastran a la traducción. Si un término está mal escrito o una frase carece de coherencia, el traductor no podrá adivinar la intención real del autor.
- Solución práctica: utiliza correctores automáticos para una primera limpieza. Después, haz una lectura en voz alta del documento para identificar frases confusas o demasiado largas.
Evitar frases ambiguas o poco claras
Un ejemplo sencillo:
- Ambiguo: “El gerente indicó que debía hacerlo el ingeniero”.
- Claro: “El gerente indicó al ingeniero que debía ejecutar la tarea”.
Un traductor necesita precisión. Si el original no la tiene, el trabajo traducido tampoco la tendrá.
Estandarización y coherencia terminológica
Uso consistente de nombres propios, cargos y siglas
Un mismo cargo puede expresarse de formas distintas: CEO, Director Ejecutivo, Consejero Delegado. Si el original mezcla estas variantes, la traducción también será inconsistente.
- Consejo: define desde el inicio cómo quieres que aparezcan nombres de departamentos, cargos, productos o acrónimos.
Glosarios terminológicos
Un glosario es una herramienta fundamental en traducciones profesionales. Consiste en una lista de términos clave con sus equivalentes o aclaraciones. Esto es especialmente útil en sectores como la medicina, el derecho o la ingeniería, donde un mismo término puede tener significados distintos según el contexto.
- Recomendación: elabora un glosario básico con las palabras más relevantes de tu empresa o proyecto y compártelo con el traductor. Así, todo el trabajo futuro mantendrá coherencia.
Formato y estructura del documento
Eliminar formatos innecesarios
Uno de los problemas más frecuentes es recibir archivos en PDF no editables o incluso imágenes escaneadas. Estos formatos complican la labor de traducción y obligan a pasar el texto por procesos de reconocimiento óptico (OCR), lo que incrementa errores y costes.
- Solución: siempre que sea posible, envía documentos en formato editable como Word, Excel, PowerPoint o InDesign.
Señalar correctamente apartados y jerarquías
Los títulos, subtítulos y numeraciones claras ayudan a que el traductor identifique la estructura del texto. Además, muchas herramientas de traducción asistida (CAT Tools) reconocen esta jerarquía y la mantienen en la versión final.
- Tip: utiliza estilos de Word para títulos y subtítulos, en lugar de jugar con negritas y tamaños de letra manualmente.
Adaptación al público objetivo
Definir la finalidad del texto
Un contrato legal no se traduce igual que un catálogo de moda. La finalidad del documento determina el tono, el registro lingüístico y el grado de tecnicismo. Antes de enviar el texto, pregúntate:
- ¿Está dirigido a clientes, a personal interno o a instituciones oficiales?
- ¿Necesita un estilo formal, divulgativo o comercial?
Indicar variantes lingüísticas
No es lo mismo traducir al español de España que al español de México. Tampoco al inglés británico que al inglés estadounidense. Estas diferencias pueden parecer pequeñas, pero influyen en la comprensión y la conexión con el lector.
Ejemplo:
- “Ordenador” en España.
- “Computadora” en México.
Indicar la variante desde el principio evita retrabajos posteriores.
Comunicación clara con la agencia de traducción
Instrucciones y notas al traductor
Una de las claves del éxito es acompañar el documento con instrucciones claras:
- ¿Quién es el público objetivo?
- ¿Cuál es el tono esperado (formal, cercano, técnico)?
- ¿Hay materiales de referencia (páginas web, manuales previos, presentaciones)?
Cuanto más contexto tenga el traductor, mejor resultado obtendrás.
Confidencialidad y seguridad
En muchos casos, los documentos contienen información sensible: contratos, informes financieros o proyectos internos. Por eso, es esencial confiar en una agencia de traducción que trabaje con acuerdos de confidencialidad (NDA) y cumpla la normativa de protección de datos. Esta garantía evita riesgos legales y protege la reputación de tu empresa.
Errores frecuentes que retrasan un proyecto de traducción
- Enviar versiones incompletas del texto: si el documento sufre cambios constantes, el tiempo de entrega se alarga y los costes aumentan.
- No unificar estilos ni terminología: genera inconsistencias y exige más trabajo de revisión.
- Usar formatos no editables: ralentiza la extracción de contenido y aumenta la posibilidad de errores.
- Cambiar el documento a mitad del proceso: interrumpe el flujo de trabajo del traductor y puede afectar al resultado final.
Checklist final antes de enviar el texto
Antes de dar el paso, repasa esta lista:
- ¿El documento está libre de errores ortográficos y gramaticales?
- ¿Has aclarado los términos clave con un glosario básico?
- ¿El formato es editable y está bien estructurado?
- ¿Has especificado la finalidad y el público objetivo?
- ¿Has indicado la variante lingüística del idioma de destino?
- ¿Incluiste notas, instrucciones y referencias para el traductor?
Si respondes “sí” a todas estas preguntas, tu texto está listo para enviarse.
Preparar un documento antes de enviarlo a traducir no es una tarea secundaria, sino un paso crucial para obtener resultados profesionales. Dedicar tiempo a limpiar el texto, definir terminología, elegir un formato adecuado y dar contexto al traductor significa recibir un trabajo más rápido, preciso y ajustado a tus necesidades.
En definitiva, la preparación previa es una forma de cuidar tu mensaje y garantizar que, al llegar a otro idioma, conserve toda su fuerza y claridad.